Giao tiếp là kỹ năng luôn được nhà tuyển dụng đánh giá cao, là kỹ năng xuất hiện nhiều nhất trên các bài đăng tin tuyển dụng của các doanh nghiệp. Khả năng giao tiếp hiệu quả, dù qua lời nói hay văn bản, không chỉ giúp ứng viên nổi bật mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các mối quan hệ chuyên nghiệp tại nơi làm việc, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu lãng phí. Đây chính là bí quyết then chốt giúp bạn thành công trong công sở và ghi điểm với nhà tuyển dụng.

1. Thế nào là Giao tiếp thành công?

Giao tiếp thành công là khả năng truyền tải thông điệp một cách hiệu quả và hiểu được thông điệp mà người khác truyền đạt lại cho mình. Điều này đòi hỏi người giao tiếp phải có khả năng sử dụng thành thạo các kỹ năng giao tiếp như ngôn từ, truyền tải cảm xúc, ngôn ngữ cơ thể (Body language), ánh mắt, giọng điệu, bên cạnh đó là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, email, …

Việc giao tiếp thành công trong môi trường công sở giúp bạn tăng sự gắn kết với đồng nghiệp, đạt hiệu quả cao hơn trong công việc trong việc truyền tải ý tưởng, kế hoạch kinh doanh/truyền thông và đặc biệt là cơ hội giúp bạn thăng tiến hơn trong sự nghiệp.

Theo khảo sát của SHRM, các công ty có trên 100.000 nhân viên bị tổn thất lên đến 62,4 tỷ USD mỗi năm do giao tiếp kém hiệu quả, trong khi các công ty nhỏ hơn với khoảng 100 nhân viên cũng chịu tổn thất hơn 420.000 USD mỗi năm. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc phát triển kỹ năng giao tiếp nơi công sở, không chỉ giúp bạn truyền đạt ý tưởng, kế hoạch một cách rõ ràng mà còn tối ưu hóa hiệu quả công việc và giảm thiểu lãng phí cho doanh nghiệp.

2. Các bí quyết giao tiếp thành công chốn công sở

Hiểu rõ đối tượng đang giao tiếp

Trước tiên, để có thể giao tiếp hiệu quả, bạn cần hiểu rõ đối tượng mà mình đang hướng đến. Điều này có nghĩa là phân tích các yếu tố nhân khẩu học của người nghe như độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, và thậm chí là đặc điểm văn hóa, tôn giáo hay tình trạng hôn nhân. Ví dụ, khi giao tiếp với nhóm nhân viên trẻ, bạn có thể áp dụng phong cách nhẹ nhàng, linh hoạt và thân thiện, trong khi với các nhà quản lý cấp cao, bạn cần tập trung vào sự chuyên nghiệp và súc tích. Việc phân tích này giúp bạn điều chỉnh thông điệp sao cho phù hợp, gia tăng cơ hội thuyết phục người nghe một cách hiệu quả.

Chú ý đến hoàn cảnh giao tiếp

Ngoài yếu tố người nghe, môi trường giao tiếp cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc truyền tải thông điệp. Một cuộc trò chuyện trực tiếp tại văn phòng sẽ khác với việc bạn phải thực hiện một cuộc họp trực tuyến với đồng nghiệp từ xa. Số lượng người tham gia cuộc họp, không gian phòng họp, và các trang thiết bị có sẵn đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. Do đó, để chuẩn bị tốt, bạn cần đánh giá kỹ lưỡng môi trường giao tiếp trước khi bắt đầu, chẳng hạn như lựa chọn không gian yên tĩnh, đảm bảo trang thiết bị kỹ thuật hoạt động ổn định.

Xác định mục tiêu rõ ràng cho cuộc trò chuyện

Khi đã hiểu rõ đối tượng và môi trường, bước tiếp theo là xác định mục tiêu cụ thể của cuộc giao tiếp. Mỗi cuộc đối thoại sẽ có mục tiêu riêng, có thể là thuyết phục, truyền tải thông tin hoặc động viên. Nếu bạn tham gia vào một cuộc họp kinh doanh, việc thuyết phục đối tác có thể là mục tiêu chính. Ngược lại, nếu bạn truyền đạt thông tin cho nhóm, mục tiêu sẽ là đảm bảo mọi người hiểu rõ nội dung. Sự phân biệt này giúp bạn chọn lựa phương pháp giao tiếp phù hợp: sử dụng lập luận logic, tạo cảm xúc mạnh hoặc nhấn mạnh yếu tố đạo đức tùy vào mục tiêu mong muốn.

Tôn trọng nguyên tắc đạo đức và quy định pháp lý

Trong bất kỳ tình huống giao tiếp nào, việc tuân thủ đạo đức và pháp lý là điều không thể thiếu. Bạn cần đảm bảo các thông tin chia sẻ không vi phạm quyền tác giả, không chứa đựng định kiến hay phân biệt đối xử, và tuân thủ các quy định bảo mật. Đặc biệt, trong các cuộc giao tiếp liên quan đến kinh doanh hay công việc, các thông điệp của bạn phải đảm bảo tính minh bạch và chính xác để tránh các rủi ro pháp lý. Đảm bảo các tài liệu, thông điệp tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý cũng sẽ nâng cao độ tin cậy của bạn trong mắt đối tác và đồng nghiệp.

Chọn cách giao tiếp phù hợp nhất

Phương thức giao tiếp không chỉ giới hạn trong việc đối thoại trực tiếp mà còn bao gồm nhiều hình thức khác như thư từ, email, mạng xã hội và cả qua các nền tảng như Facebook, Instagram, hay LinkedIn. Mỗi hình thức này đều có đặc điểm riêng, đòi hỏi bạn phải lựa chọn phương thức phù hợp với mục tiêu và đối tượng giao tiếp. Ví dụ, nếu muốn gửi thông báo nhanh chóng và chuyên nghiệp, email là lựa chọn phù hợp, nhưng nếu cần tạo kết nối thân thiện với khách hàng, việc tương tác qua mạng xã hội sẽ hiệu quả hơn.

Trình bày rõ ràng và ngắn gọn

Khả năng tóm tắt và trình bày rõ ràng là một kỹ năng giao tiếp quan trọng. Bạn cần đảm bảo rằng thông điệp của mình được truyền tải một cách rõ ràng, súc tích và dễ hiểu, đặc biệt là trong những môi trường kinh doanh bận rộn. Một bài thuyết trình dài dòng hoặc một email quá phức tạp có thể khiến người nghe/lập tức cảm thấy mệt mỏi hoặc bỏ qua những thông tin quan trọng. Bằng cách soạn thảo và tóm tắt thông điệp một cách mạch lạc, bạn không chỉ giúp người khác hiểu rõ hơn mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho chính mình.

Khuyến khích sử dụng chứng chỉ CSB để giao tiếp thành công

Nếu bạn còn lo lắng về khả năng giao tiếp của mình trong môi trường công sở, bài thi Communication Skills for Business (CSB) sẽ là một giải pháp hoàn hảo. CSB là bài thi đánh giá kỹ năng giao tiếp toàn diện tại nơi làm việc, giúp bạn tự tin hơn trong việc truyền tải thông điệp, xây dựng mối quan hệ và đạt được những thành công nhất định trong sự nghiệp. Chứng chỉ CSB được công nhận toàn cầu, và sẽ là một điểm cộng lớn giúp bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng.

3. Giới thiệu về chứng chỉ CSB

Bài thi CSB (Communication Skills for Business) do Certiport thiết kế nhằm đánh giá toàn diện khả năng giao tiếp của cá nhân trong môi trường công sở. Bài thi này kiểm tra các kỹ năng lắng nghe, nói, viết và giao tiếp phi ngôn ngữ, giúp ứng viên thể hiện khả năng tương tác hiệu quả trong các tình huống công việc.

Chứng chỉ CSB khẳng định ứng viên không chỉ có khả năng giao tiếp tốt mà còn được trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả. Việc sở hữu chứng chỉ này giúp ứng viên nổi bật trong quá trình tuyển dụng và thăng tiến trong sự nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng tạo ra môi trường làm việc hợp tác.

Ngoài ra, chứng chỉ CSB còn chứng minh ứng viên có khả năng quản lý cảm xúc và phát triển kỹ năng lãnh đạo. Điều này cho thấy họ là những cá nhân có khả năng thích ứng và phát triển trong môi trường công việc đa dạng và thay đổi không ngừng. Chứng chỉ CSB là minh chứng rõ ràng cho sự sẵn sàng đối mặt với những thách thức trong môi trường công sở. Xem thêm thông tin chi tiết về bài thi CSB tại đây: https://iigvn.com/csb